Bij een aantal van de optionele programma’s hebben de lidstaten direct invloed op de besteding van hun inschrijving. om een activiteit in een lidstaat uit te kunnen voeren dient de vertegenwoordiger van de betreffende lidstaat in te stemmen met het inzetten van (een deel van) de inschrijving.
In de ESA ITT’s wordt vermeld dat deze instemming nodig is. LET OP! Alleen entiteiten die zich vooraf bij ESA aangemeld hebben kunnen een voorstel insturen.
De indiener van het voorstel is zelf verantwoordelijk om instemming te vragen aan de nationale vertegenwoordiger. Binnen ESA wordt Nederland vertegenwoordigd door NSO. Instemming wordt met een formele brief onder verschillende benamingen (“letter of support”, “letter of autorisation”, “autorisation of funding”) afgegeven. Dit kan gelden voor voorstellen die in een competitieve aanbesteding ingediend worden of bij voorstellen die op eigen initiatief aan ESA aangeboden worden. Bij twijfel of deze instemming nodig is kan het beste contact opgenomen worden met NSO.
Met een letter of support stemt NSO in met de inzet van een deel van de inschrijving voor een activiteit die door één of meerdere Nederlandse partijen uitgevoerd gaat worden. Deze toestemming is altijd gekoppeld aan een specifiek voorstel en legt het maximale budget dat hiervoor door de Nederlandse deelnemers gebruikt kan worden vast.
Voordat instemming gegeven wordt zal het voorstel door NSO getoetst worden op een aantal criteria. Deze criteria zijn afgeleid van het Nederlandse ruimtevaartbeleid en toetsten op de economische -, maatschappelijke - en wetenschappelijke waarde van het (eind)resultaat van de activiteit, relevantie binnen de (technologie) roadmaps, externe financierbaarheid en kosten/baten verhouding. Om het voorstel te kunnen toetsten is het nodig dat de relevante informatie tijdig aangeleverd wordt.
Voor de aanvraag hanteert het NSO een formeel traject op basis van een aanvraagformulier. NSO stimuleert een dialoog over de voorgenomen activiteit voordat met het indienen van de formele aanvraag wordt gestart.
De procedure voor het aanvragen van ondersteuning en de specifieke kenmerken en verdere informatie van de verschillende programma’s is hier te vinden.