De procedure voor de instemming van gebruik van de inschrijving kan per programma verschillen. Het grootste verschil zit daarbij in de voorstellen in competitieve aanbesteding en voorstellen die op eigen initiatief ingediend worden. Het uitgangpunt van NSO is uniformiteit in de afhandeling van een aanvraag.
De competitieve aanbestedingen werken op basis van goedgekeurde werkplannen. Voor ARTES en NAVISP geldt dat bij elke gepubliceerde ITT waarop aangeboden wordt instemming nodig is. Aanvragen hiertoe dienen ten minste 4 weken voor de sluitingsdatum bij NSO bekend te zijn. Voor het GSTP programma geldt dat instemming voor de inzet van de Nederlandse middelen voor publicatie van de ITT wordt gegeven. Indien Nederlandse partijen geïnteresseerd zijn om aan specifieke activiteit deel te nemen dienen zij hiervoor een aanvraag in te dienen binnen 4 weken na publicatie van het werkplan. De aanvraag dient vergezeld te gaan van een aanvraag formulier en bijbehorende business case. Bij positieve beoordeling zal het NSO bij ESA te kennen geven dat Nederland wens deel te nemen aan het ITT proces voor deze activiteit.
Alle activiteiten die op eigen initiatief aan ESA aangeboden worden kennen 2 specifieke ijkpunten in de procedure van aanbesteding bij ESA, een concept voorstel en een definitief voorstel. Een beperkt aantal programma’s kent nog eigen specifieke informatiepunten. Het moment waarop de instemming van NSO formeel aan ESA kenbaar gemaakt moet worden verschilt per programma. Uit oogpunt van uniformiteit in afhandeling is een principe besluit om al dan niet in te stemmen altijd op basis van een concept voorstel (“outline proposal”). Het besluit zal aan de aanvrager worden medegedeeld. Voor GSTP zal op basis van dit besluit ESA formeel geïnformeerd worden. Voor ARTES, InCubed en NAVISP geldt dat er nog een consistentie check wordt gedaan waarna ESA bij indienen van het definitieve voorstel (“full proposal”) geïnformeerd wordt.
Omdat de beschikbare budgetten in de verschillende programma’s niet onbeperkt zijn stelt NSO voorwaarden om de duur van het beslag op of de reservering van een deel van het budget te beperken. Na goedkeuring van een aanvraag op basis van een concept voorstel moet het definitieve voorstel binnen 8 weken gereed zijn. Hierna vervalt de goedkeuring automatisch en kan geen beroep meer gedaan worden op een “letter of support”. Na positief besluit door de ESA Tender Evaluatie Board dienen binnen 12 weken de contractonderhandeling afgerond en het contract met ESA getekend te zijn.
De aan te leveren informatie op basis waarvan een besluit genomen wordt dient zo veel mogelijk hetzelfde te zijn. Naast het volledig ingevulde aanvraagformulier dient ook een concept van het voorstel zonder werkpakket detaillering of financiële verantwoording aangeleverd te worden. Hiervoor volstaat het door ESA beschikbaar gestelde template van het “outline proposal”. Als er geen ESA template is kan gebruik gemaakt worden van dit template (t.b.d.).
Het formulier en aanvullende informatie dient gestuurd te worden naar ESAsupport@spaceoffice.nl. Binnen 2 werkdagen zal een bevestiging van ontvangst gestuurd worden. De verantwoordelijke ESA vertegenwoordiger zal binnen 5 werkdagen reageren of de aanvraag compleet is of dat er nog aanvullende informatie nodig is.
NSO streeft er naar om binnen 4 weken een besluit te nemen.
Voor het toekennen van ondersteuning heeft NSO specifiek voor onderstaande programma’s richtlijnen opgesteld.